Polisi Preifatrwydd Ymddiriedolaeth Prifysgol y Plant

Mae Ymddiriedolaeth Prifysgol y Plant (rhif elusen. 1118315) yn gwerthfawrogi ymddiriedaeth a ffydd ein holl randdeiliaid, a dyna pam rydym am ei gwneud yn glir iawn sut a pham rydym yn casglu, yn cadw ac yn defnyddio unrhyw ddata personol y mae gennym fynediad ato. Mae'r polisi hwn wedi'i ysgrifennu mewn Cymraeg syml i wneud pethau mor glir â phosibl. Os ydych am gael copi papur o'r polisi hwn neu os oes gennych unrhyw gwestiynau eraill, gallwch ofyn am unrhyw wybodaeth ychwanegol drwy e-bostio contactus@childrensuniversity.co.uk neu ffonio 0161 241 2402

Diogelu

Os ydych chi'n chwilio am wybodaeth diogelu Prifysgol y Plant, mae ar gael ar-lein drwy glicio yma. 

Sut rydym yn defnyddio gwybodaeth bersonol

Yn gyffredinol, rydym yn casglu ac yn defnyddio gwybodaeth bersonol er mwyn:

• darparu ein rhaglenni, ein cynnyrch neu wybodaeth rydych wedi gofyn amdani
• cadarnhau pwy ydych chi lle mae angen hyn
• cysylltu â chi drwy'r post, dros e-bost neu dros y ffôn am ein gweithgareddau neu gynhyrchion rydych wedi cytuno i'w derbyn
• deall eich anghenion a sut y gellir eu bodloni, gan gynnwys ymchwil ac arolygon
• cynnal ein cofnodion, gan gynnwys casglu adborth neu gwynion
• prosesu rhoddion neu daliadau a gawsom gennych
• atal a chanfod trosedd, twyll neu lygredd fel sy'n ofynnol yn ôl y gyfraith neu reoliad
• hyrwyddo ein nodau elusennol, gan gynnwys ar gyfer gweithgareddau codi arian
• prosesu eich cais am swydd neu rôl wirfoddol gyda ni
• monitro'r defnydd o'r wefan a phersonoli'r ffordd y cyflwynir gwybodaeth i chi
• helpu i wella ein gwaith, ein gwasanaethau, ein gweithgareddau, ein cynnyrch neu’n gwybodaeth (gan gynnwys ein gwefan) i'w gwneud mor hawdd eu defnyddio â phosibl

Ceir mwy o fanylion yn yr adrannau penodol isod.

1.0 Ein sefydliadau partner (Prifysgol y Plant leol)

Mae Ymddiriedolaeth Prifysgol y Plant yn gweithio gydag amrywiaeth o bartneriaid i gyflwyno ein rhaglen i blant. Mae'r rhain yn cynnwys ysgolion, prifysgolion, colegau, awdurdodau lleol a darparwyr dysgu eraill. Mae diogelu data, a chydymffurfio'n benodol â'r Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol (RDDC), yn chwarae rhan fawr yn y cytundeb aelodaeth y mae ein sefydliadau partner yn ymrwymo iddo wrth sefydlu eu hunain fel Prifysgol y Plant. Mae'r partneriaid hyn yn rheoli eu perthynas ag ysgolion lleol a'r plant ac yn gwneud hynny'n ddiogel ac yn dilyn polisi RDDC eu sefydliad eu hunain. Gallwch fod yn dawel eich meddwl y bydd Ymddiriedolaeth Prifysgol y Plant ond yn gweithio gyda phartneriaid sydd hefyd yn cydymffurfio â RDDC ac yn trin data personol gyda'r un parch, gofal ac amddiffyniad ag a wnawn.

1.1 Beth rydym yn ei gasglu a pham

Rydym yn casglu gwybodaeth am y staff a'r gwirfoddolwyr sy'n rhedeg Prifysgol y Plant drwy ein sefydliadau partner. Dyma'r bobl sy'n helpu i gydlynu ein rhaglen a chefnogi plant i gymryd rhan mewn dysgu yn ystod oriau y tu allan i oriau ysgol. Mae'r wybodaeth hon yn fanylion cyswllt proffesiynol sy'n cael ei rhannu â ni at ddiben cydlynu gweithgareddau Prifysgol y Plant a hyrwyddo ein nodau elusennol ymhellach yn unig. Rydym yn defnyddio'r manylion hyn i gyfathrebu â'r rhai sy'n rheoli Prifysgolion y Plant. Heb storio a defnyddio'r data hwn, ni fyddem yn gallu rhedeg Prifysgol y Plant. Rydym yn cyhoeddi'r manylion cyswllt hyn ar ein gwefan drwy restrau unigol o Brifysgolion y Plant lleol (gweler www.childrensuniversity.co.uk/inyourarea i chwilio) fel y gall partïon â diddordeb gysylltu â'u Prifysgol y Plant leol ac rydym yn rhannu'r manylion hyn â rheolwyr Prifysgol y Plant eraill er mwyn hyrwyddo ein nodau elusennol yn unig.

1.2 Sut rydym yn ei storio, gyda phwy rydym yn ei rannu, a'n polisi cadw

Cedwir y data hwn yn ddiogel mewn storfa cwmwl a warchodir gan gyfrinair a dim ond rheolwyr Ymddiriedolaeth Prifysgol y Plant a all gael mynediad ato. Mae hefyd yn cael ei storio yn ein E-basbort (gweler isod bwynt 4 am fwy o fanylion) lle caiff ei gyhoeddi ar-lein ar www.childrensuniversity.co.uk

Nid ydym yn rhannu'r wybodaeth hon â sefydliadau nac unigolion eraill at unrhyw ddibenion eraill heblaw hyrwyddo gwaith Prifysgol y Plant. I'r perwyl hwn, efallai y byddwn yn rhannu'r wybodaeth hon ag asiantaethau partner sy'n ymwneud â chefnogi'r gwaith o gyflwyno ein rhaglenni i wella cydweithio a chynnig gwell profiad i aelodau plant – er enghraifft byddwn yn rhannu manylion cyswllt ac yn cyflwyno cyflwyniadau i ysgolion, rhieni, partneriaid dysgu a sefydliadau eraill sy'n dymuno cyfathrebu â'r partneriaid sy'n rhedeg Prifysgol y Plant yn eu hardal leol. Fodd bynnag, ni fyddwn yn rhannu'r manylion hyn gyda hysbysebwyr neu sefydliadau nad ydynt yn cymryd rhan neu nad ydynt am ymwneud â Phrifysgol y Plant.

Byddwn yn storio'r wybodaeth bersonol hon am y cyfnod cyfan y mae sefydliad mewn partneriaeth â ni a gallwn gadw'r manylion hyn yn unol â gofynion cyfreithiol.

2.0 Plant a phobl ifanc sy'n cymryd rhan yn ein rhaglen

Mae tair prif ffordd y mae plant yn cymryd rhan yn ein rhaglen:

1. Maent yn defnyddio system bapur gan ddefnyddio eu Pasbort i Ddysgu a reolir gan eu hysgol a phartner lleol (gweler 1.0)
2. Maent yn defnyddio Prifysgol y Plant Ar-lein – ein platfform digidol sydd ar gael drwy childrensuniversity.co.uk a lansiwyd ym mis Mai 2019 (gweler 2.2.0)
3. Maent yn defnyddio ein system e-Basbort, system ar-lein hŷn sy'n cael ei rhedeg gan F2uni (gweler 0)

Mae'r dulliau cyfranogi hyn yn pennu pa ddata rydym yn ei gadw ac fe'u nodir isod. Ar wahân i'r rhain, rydym weithiau'n cadw data ar blant at ddibenion astudiaethau achos ar gyfer gwaith hyrwyddo, ond gwneir hyn gyda chaniatâd yr ysgol yn unig ac fe'i defnyddir drwy ddata dienw.

Ni waeth sut mae plentyn yn cymryd rhan ym Mhrifysgol y Plant, gall un o'n sefydliadau partner (gweler adran 1.0) sy'n rheoli Prifysgol y Plant mewn ardal benodol ddefnyddio ei ddata. Fel y nodwyd uchod, bydd Ymddiriedolaeth Prifysgol y Plant ond yn gweithio gyda model Prifysgol y Plant ac yn ei drwyddedu i sefydliadau sy'n cydymffurfio â RDDC. Os ydych am wybod pwy allai hyn fod yn eich ardal, cysylltwch â contactus@childrensuniversity.co.uk

2.1.0 Plant yn cymryd rhan ac nid yn defnyddio un o'n dau blatfform digidol

Oni bai eu bod yn defnyddio un o'n platfformau digidol (Prifysgol y Plant Ar-lein neu'r e-Basbort) nid yw Ymddiriedolaeth Prifysgol y Plant yn gyffredinol yn cadw data personol plant neu bobl ifanc sy'n cymryd rhan ym Mhrifysgol y Plant. Rydym weithiau'n cadw data ar blant at ddibenion astudiaethau achos ar gyfer gwaith hyrwyddo, ond gwneir hyn gyda chaniatâd yr ysgol yn unig ac fe'i defnyddir drwy ddata dienw.

Os bydd plentyn yn cymryd rhan ym Mhrifysgol y Plant, gall un o'n sefydliadau partner (gweler adran 1.0) sy'n rheoli Prifysgol y Plant mewn ardal benodol ddefnyddio ei ddata. Fel y nodwyd uchod, bydd Ymddiriedolaeth Prifysgol y Plant ond yn gweithio gyda model Prifysgol y Plant ac yn ei drwyddedu i sefydliadau sy'n cydymffurfio â RDDC. Os ydych am wybod pwy allai hyn fod yn eich ardal, cysylltwch â contactus@childrensuniversity.co.uk

2.1.1 Beth rydym yn ei gasglu a pham

Pan fyddwn yn casglu gwybodaeth am y plant ar gyfer astudiaethau achos, cedwir y wybodaeth hon yn ddiogel ac at ddibenion hyrwyddo nodau Ymddiriedolaeth Prifysgol y Plant yn gyfreithlon. Heb storio a defnyddio'r data hwn, ni fyddem yn gallu hyrwyddo rhai o'r llwyddiannau sy'n dod allan er mwyn hyrwyddo gwaith Prifysgol y Plant. Pan fyddwn yn ei gasglu, mae gyda chaniatâd rhiant neu ysgol a dim ond ar ffurf ddienw y mae'n cael ei ddefnyddio'n gyhoeddus.

2.1.2 Sut rydym yn ei storio, gyda phwy rydym yn ei rannu, a'n polisi cadw

Cedwir ein holl ddata yn ddiogel mewn storfa cwmwl a warchodir gan gyfrinair a dim ond rheolwyr Ymddiriedolaeth Prifysgol y Plant a all gael mynediad ato.

Nid ydym yn rhannu'r wybodaeth hon â sefydliadau nac unigolion eraill at unrhyw ddibenion eraill heblaw hyrwyddo gwaith Prifysgol y Plant. Ni fyddwn byth yn gwerthu, yn cyfnewid na’n rhentu data i unrhyw drydydd parti. Ni fyddwn yn rhannu manylion gydag elusennau eraill at ddibenion marchnata. Byddwn ond yn rhannu gwybodaeth â sefydliadau eraill lle mae gennym ganiatâd i wneud hynny yn unol â'r polisi preifatrwydd hwn, lle mae'n angenrheidiol am reswm dilys sy'n gysylltiedig â'r gwasanaethau a gynigiwn neu lle mae'n ofynnol yn ôl y gyfraith neu reoliad.

Byddwn yn storio gwybodaeth astudiaethau achos cyhyd ag y bydd astudiaethau achos cyhoeddedig yn parhau ar gael i'r cyhoedd.

2.2.0 Plant yn cymryd rhan yn defnyddio Prifysgol y Plant Ar-lein

Prifysgol y Plant Ar-lein yw platfform digidol diweddaraf Prifysgol y Plant. Mae Prifysgol y Plant Ar-lein yn gofod ar-lein hwyliog, saff a diogel i gyfranogwyr gofnodi’r hyn maen nhw'n ei wneud. Ceir mynediad ato drwy fewngofnodi drwy www.childrensuniversity.co.uk. Mae Plant yn defnyddio hyn law yn llaw â'u Pasbort i Ddysgu, gan gasglu stampiau yn eu pasbortau y gellir wedyn eu postio ar-lein lle byddant yn datgloi gwybodaeth ychwanegol am eu gweithgareddau.

2.2.1 Beth rydym yn ei gasglu a pham

Er mwyn i blant ddefnyddio Prifysgol y Plant Ar-lein, mae angen i ni gasglu gwybodaeth sy'n cael ei lanlwytho gan, neu gyda chaniatâd, ysgol pob plentyn. Mewn rhai achosion ychwanegir y wybodaeth hon gan ein partneriaid lleol gyda chaniatâd rhieni. Mae'r wybodaeth a gasglwn a pham fel a ganlyn:

Enw llawn (Enw cyntaf a chyfenw) – mae angen y wybodaeth hon er mwyn creu tystysgrifau, i ysgolion allu monitro cynnydd plant, ac er mwyn i blant fewngofnodi.

Dyddiad geni – mae angen y wybodaeth hon er mwyn i Ymddiriedolaeth Prifysgol y Plant allu targedu gweithgareddau sy'n briodol o ran oedran at y cyfranogwyr.

Rhyw – mae’r wybodaeth hon i gynorthwyo ysgolion i sicrhau bod cyfranogiad Prifysgol y Plant yn adlewyrchu rhaniad rhyw yr ysgol. Gellir defnyddio'r wybodaeth hon hefyd er mwyn targedu gweithgareddau sy'n briodol o ran rhyw at y cyfranogwyr (e.e. rhaglenni STEM for Girls) ac annog cynhwysiant i bawb.

Ysgol – mae angen y wybodaeth hon gan fod pob plentyn wedi'i grwpio'n ysgolion sy'n defnyddio Prifysgol y Plant Ar-lein. Mewn achosion lle nad yw plant yn rhan o ysgol, dyma fydd enw ysgol rithwir neu grŵp rhithwir a reolir gan eu partner Prifysgol y Plant lleol.

Rhif Cyfeirnod Unigryw'r Disgybl – mae hwn yn gyfeiriad unigryw a fydd yn galluogi ysgolion i gydlynu cyrhaeddiad plant drwy Brifysgol y Plant Ar-lein gyda chofnodion ysgol.

Efallai y bydd datblygiadau yn y dyfodol yn cael eu gwneud i Brifysgol y Plant Ar-lein a fydd yn ychwanegu at y defnyddiau hyn. Os bydd newid sylweddol yn y ffordd y defnyddir y wybodaeth hon, caiff y polisi hwn ei ddiweddaru'n unol â hynny a hysbysir defnyddwyr.

2.2.2 Sut rydym yn ei storio, gyda phwy rydym yn ei rannu, a'n polisi cadw

Cedwir ein holl ddata yn ddiogel mewn storfa cwmwl a warchodir gan gyfrinair a dim ond rheolwyr Ymddiriedolaeth Prifysgol y Plant a all gael mynediad ato. Adeiladwyd Prifysgol y Plant Ar-lein ac fe'i cynhelir gan Tech Dept Limited sydd â mynediad at y safle at ddibenion cynnal a chadw a datblygu technegol yn unig.

Nid ydym yn rhannu'r wybodaeth hon â sefydliadau nac unigolion eraill at unrhyw ddibenion eraill heblaw hyrwyddo gwaith Prifysgol y Plant. Ni fyddwn byth yn gwerthu, yn cyfnewid na’n rhentu data i unrhyw drydydd parti. Ni fyddwn yn rhannu manylion gydag elusennau eraill at ddibenion marchnata. Byddwn ond yn rhannu gwybodaeth â sefydliadau eraill lle mae gennym ganiatâd i wneud hynny yn unol â'r polisi preifatrwydd hwn, lle mae'n angenrheidiol am reswm dilys sy'n gysylltiedig â'r gwasanaethau a gynigiwn neu lle mae'n ofynnol yn ôl y gyfraith neu reoliad.

Byddwn yn storio gwybodaeth astudiaethau achos cyhyd ag y bydd astudiaethau achos cyhoeddedig yn parhau ar gael i'r cyhoedd.

3.0 Defnyddio ein system e-Basbort

Mae Ymddiriedolaeth Prifysgol y Plant yn gweithredu E-basbort gyda F2Uni Limited yn https://epassport.f2uni.com  Defnyddir yr E-basbort hwn gan rai Prifysgolion y Plant lleol fel fersiwn electronig o Basbort Prifysgol y Plant i Ddysgu ac felly mae data rhai plant yn cael ei storio yno. Yn yr un modd, dyma lle caiff data am ein partneriaid dysgu a rheolwyr Prifysgolion y Plant ei storio. Mae'r holl ddata a rennir yn y system hon yn dod dan bolisi preifatrwydd ar y cyd y gellir ei ddarllen https://epassport.f2uni.com/Content/privacy.htm

Os nad ydych yn siŵr a yw manylion eich plentyn yn cael eu storio yn y system E-Basbort, argymhellir eich bod yn cysylltu â'ch Prifysgol y Plant leol. Gallwch ddod o hyd i'w manylion drwy chwilio www.childrensuniversity/inyourarea 

Gwefan allanol yw hon a fydd yn rhedeg tan ddiwedd mis Gorffennaf 2019.

4.0 Cyrchfannau dysgu, darparwyr gweithgareddau a phartneriaid eraill

Mae Ymddiriedolaeth Prifysgol y Plant yn gweithio gyda phartneriaid dysgu cenedlaethol sy'n cynnal cyrchfannau a gweithgareddau i blant. Gall y rhain fod yn amgueddfeydd, cyrchfannau manwerthu, parciau cyhoeddus, neu unrhyw le y gall plant gymryd rhan mewn dysgu strwythuredig. Mae'r holl bartneriaid dysgu rydym yn gweithio gyda nhw wedi'u dilysu fel rhai sy'n cynnig cyfleoedd dysgu o safon.

4.1 Beth rydym yn ei gasglu a pham

Rydym yn casglu gwybodaeth am y staff a'r gwirfoddolwyr sy'n cynnal cyrchfannau dysgu a gweithgareddau dysgu drwy ein sefydliadau partner dysgu. Dyma'r bobl sy'n helpu i hybu ein rhaglen a chynnig cyfleoedd a chefnogi plant i gymryd rhan mewn dysgu yn ystod oriau y tu allan i oriau ysgol. Mae'r wybodaeth hon yn fanylion cyswllt proffesiynol sy'n cael ei rhannu â ni at ddiben hyrwyddo gweithgareddau Prifysgol y Plant a ddilyswyd yn unig. Rydym yn defnyddio'r manylion hyn i roi ysgolion, plant a rhieni mewn cysylltiad â chyfleoedd yn eu hardal. Heb storio a defnyddio'r data hwn, ni fyddem yn gallu rhedeg Prifysgol y Plant oherwydd ni fyddai gennym unrhyw weithgareddau i blant. Rydym yn cyhoeddi'r manylion cyswllt hyn ar ein gwefan drwy restrau unigol o weithgareddau lleol (gweler www.childrensuniversity.co.uk/inyourarea i chwilio) fel y gall partïon â diddordeb gysylltu â'u Prifysgol y Plant leol.

4.2 Sut rydym yn ei storio, gyda phwy rydym yn ei rannu, a'n polisi cadw

Cedwir y data hwn yn ddiogel mewn storfa cwmwl a warchodir gan gyfrinair a dim ond rheolwyr Ymddiriedolaeth Prifysgol y Plant a all gael mynediad ato. Adeiladwyd Prifysgol y Plant Ar-lein ac fe'i cynhelir gan Tech Dept Limited sydd â mynediad at y safle at ddibenion cynnal a chadw a datblygu technegol yn unig.

Mae rhywfaint o'r wybodaeth hon (y sefydliadau hynny sy'n ymwneud â Phrifysgol y Plant yn bennaf cyn mis Rhagfyr 2018) hefyd yn cael ei storio yn ein E-basbort (gweler uchod bwynt 3 am fwy o fanylion) y gellir ei defnyddio drwy App Prifysgol y Plant (sydd ar gael tan ddiwedd mis Gorffennaf 2019). Cyn 16 Mai 2019, defnyddiwyd y wybodaeth hon hefyd i gyhoeddi ar-lein ar www.childrensuniversity.co.uk

Nid ydym yn rhannu'r wybodaeth hon â sefydliadau nac unigolion eraill at unrhyw ddibenion eraill heblaw am hyrwyddo gwaith Prifysgol y Plant. Ni fyddwn byth yn gwerthu, yn cyfnewid na’n rhentu data i unrhyw drydydd parti. Ni fyddwn yn rhannu manylion gydag elusennau eraill at ddibenion marchnata. Byddwn ond yn rhannu gwybodaeth â sefydliadau eraill lle mae gennym ganiatâd i wneud hynny yn unol â'r polisi preifatrwydd hwn, lle mae'n angenrheidiol am reswm dilys sy'n gysylltiedig â'r gwasanaethau a gynigiwn neu lle mae'n ofynnol yn ôl y gyfraith neu reoliad.

Byddwn yn storio'r wybodaeth bersonol hon am o leiaf dair blynedd, ac ar yr adeg honno byddwn yn ymdrechu i sicrhau bod yr holl wybodaeth yn gywir ac yn gyfoes.

5.0 Staff a Gwirfoddolwyr

Mae Ymddiriedolaeth Prifysgol y Plant yn cyflogi staff ac weithiau'n gweithio gyda gwirfoddolwyr.

5.1 Beth rydym yn ei gasglu a pham

Rydym yn casglu data ar staff a gwirfoddolwyr. At ddibenion cyflogaeth yn unig y mae'r wybodaeth hon ac mae'n unol â chontractau cyflogaeth a pholisïau perthnasol eraill.

5.2 Sut rydym yn ei storio, gyda phwy rydym yn ei rannu, a'n polisi cadw

Cedwir ein data ar staff yn ddiogel mewn storfa cwmwl a warchodir gan gyfrinair a dim ond rheolwyr Ymddiriedolaeth Prifysgol y Plant a all gael mynediad ato.

Nid ydym yn rhannu'r wybodaeth hon â sefydliadau nac unigolion eraill at unrhyw ddibenion eraill heblaw am hyrwyddo gwaith Prifysgol y Plant. Ni fyddwn byth yn gwerthu, yn cyfnewid na’n rhentu data i unrhyw drydydd parti. Ni fyddwn yn rhannu manylion gydag elusennau eraill at ddibenion marchnata. Byddwn ond yn rhannu gwybodaeth â sefydliadau eraill lle mae gennym ganiatâd i wneud hynny yn unol â'r polisi preifatrwydd hwn, lle mae'n angenrheidiol am reswm dilys sy'n gysylltiedig â'r gwasanaethau a gynigiwn neu lle mae'n ofynnol yn ôl y gyfraith neu reoliad.

Byddwn yn storio'r wybodaeth bersonol hon am 10 mlynedd. Ar ôl hyn, byddwn yn cadw ychydig o gofnodion yn unig at ddibenion cadw cofnodion ar gyfer geirdaon (enw, cyfnod cyflogaeth).

6.0 Ymddiriedolwyr

Mae Ymddiriedolaeth Prifysgol y Plant yn elusen gofrestredig (rhif 1118315) ac felly rydym yn cael ein llywodraethu gan Fwrdd Ymddiriedolwyr.

6.1 Beth rydym yn ei gasglu a pham

Rydym yn casglu data ar Ymddiriedolwyr. Mae'r wybodaeth hon at ddibenion llywodraethu yn unig ac mae'n unol â gofynion y gyfraith a'r Comisiwn Elusennau.

6.2 Sut rydym yn ei storio, gyda phwy rydym yn ei rannu, a'n polisi cadw

Cedwir ein data ar Ymddiriedolwyr yn ddiogel mewn storfa cwmwl a warchodir gan gyfrinair a dim ond rheolwyr Ymddiriedolaeth Prifysgol y Plant a all gael mynediad ato.

Nid ydym yn rhannu'r wybodaeth hon â sefydliadau nac unigolion eraill at unrhyw ddibenion eraill heblaw am hyrwyddo gwaith Prifysgol y Plant. Ni fyddwn byth yn gwerthu, yn cyfnewid na’n rhentu data i unrhyw drydydd parti. Ni fyddwn yn rhannu manylion gydag elusennau eraill at ddibenion marchnata. Byddwn ond yn rhannu gwybodaeth â sefydliadau eraill lle mae gennym ganiatâd i wneud hynny yn unol â'r polisi preifatrwydd hwn, lle mae'n angenrheidiol am reswm dilys sy'n gysylltiedig â'r gwasanaethau a gynigiwn neu lle mae'n ofynnol yn ôl y gyfraith neu reoliad.

Byddwn yn storio'r wybodaeth bersonol hon am 10 mlynedd o leiaf. Ar ôl hyn, byddwn yn cadw ychydig o gofnodion yn unig at ddibenion cadw cofnodion ar gyfer geirdaon (enw, cyfnod bod yn ymddiriedolwr).

7.0 Recriwtio

Pan fydd rhywun yn gwneud cais am swydd wirfoddol neu am swydd gyflogedig gydag Ymddiriedolaeth Prifysgol y Plant, byddwn ond yn defnyddio'r wybodaeth a roddir i ni i brosesu ceisiadau ac i fonitro ystadegau recriwtio.

7.1 Beth rydym yn ei gasglu a pham

Rydym yn casglu gwybodaeth bersonol am ymgeiswyr fel rhan o'r weithdrefn recriwtio safonol. Rydym yn gwneud hyn i gadarnhau pwy yw ymgeiswyr ac i sicrhau bod yr ymgeiswyr a ddewiswn yn gymwys ar gyfer y rôl benodol y maent yn gwneud cais amdani.

7.2 Sut rydym yn ei storio, gyda phwy rydym yn ei rannu, a'n polisi cadw

Cedwir ein data recriwtio yn ddiogel mewn storfa cwmwl a warchodir gan gyfrinair a dim ond rheolwyr Ymddiriedolaeth Prifysgol y Plant a all gael mynediad ato. Rydym yn cadw gwybodaeth ystadegol am ymgeiswyr i ddatblygu ein prosesau recriwtio, ond ni fyddai modd adnabod unrhyw ymgeisydd unigol o'r wybodaeth hon.

Byddwn yn rhannu gwybodaeth bersonol ymgeiswyr â phobl a/neu â sefydliadau y maent wedi gofyn i ni gysylltu â hwy at ddibenion cael geirda. Efallai y byddwn hefyd yn cynnal gwiriad fetio a gwahardd drwy'r Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd.

Nid ydym yn rhannu'r wybodaeth hon â sefydliadau nac unigolion eraill at unrhyw ddibenion eraill heblaw am hyrwyddo gwaith Prifysgol y Plant. Ni fyddwn byth yn gwerthu, yn cyfnewid na’n rhentu data i unrhyw drydydd parti. Ni fyddwn yn rhannu manylion gydag elusennau eraill at ddibenion marchnata. Byddwn ond yn rhannu gwybodaeth â sefydliadau eraill lle mae gennym ganiatâd i wneud hynny yn unol â'r polisi preifatrwydd hwn, lle mae'n angenrheidiol am reswm dilys sy'n gysylltiedig â'r gwasanaethau a gynigiwn neu lle mae'n ofynnol yn ôl y gyfraith neu reoliad.

Os bydd ymgeisydd yn aflwyddiannus yn ei gais, efallai y byddwn yn cadw ei wybodaeth bersonol am gyfnod o chwe mis ar ôl i ni orffen recriwtio ar gyfer y swydd neu'r rôl wirfoddol y gwnaeth gais amdani. Os bydd ymgeisydd yn dod yn wirfoddolwr neu'n aelod o staff cyflogedig, caiff ei ddata ei brosesu yn unol â chontractau cyflogaeth a pholisïau perthnasol eraill (gweler pwynt 5.0)

8.0 E-bostio Prifysgol y Plant

Pan fydd rhywun yn anfon e-bost i Brifysgol y Plant, p'un ai i contactus@childrensuniversity.co.uk neu at aelod penodol o staff a enwir, mae’n aml yn rhannu data personol.

8.1 Beth rydym yn ei gasglu a pham

Rydym ond yn defnyddio'r data hwn ar gyfer ymateb i ymchwiliadau a hyrwyddo nodau elusennol Ymddiriedolaeth Prifysgol y Plant. Nid ydym yn storio'r wybodaeth hon y tu allan i'n system e-bost ac nid ydym yn defnyddio'r wybodaeth hon am unrhyw resymau eraill ac eithrio ymateb i ymholiadau a rhoi profiad da i'r rhai sy'n cysylltu. Nid ydym yn ychwanegu manylion at unrhyw restrau postio nac yn eu trosglwyddo i unrhyw gwmnïau eraill.

8.2 Sut rydym yn ei storio, gyda phwy rydym yn ei rannu, a'n polisi cadw

Cedwir ein data e-bost yn ddiogel mewn storfa cwmwl a warchodir gan gyfrinair a dim ond rheolwyr Ymddiriedolaeth Prifysgol y Plant a all gael mynediad ato. Byddwn weithiau'n cadw gohebiaeth e-bost y tu allan i'n rhaglenni e-bost (fel cofnod PDF o ohebiaeth, er enghraifft), ond mae'n parhau mewn storfa cwmwl ddiogel a warchodir gan gyfrinair.

Nid ydym yn rhannu'r wybodaeth hon â sefydliadau nac unigolion eraill at unrhyw ddibenion eraill heblaw am hyrwyddo gwaith Prifysgol y Plant neu ymateb i faterion lleol gyda’n sefydliadau partner cyflawni. Ni fyddwn byth yn gwerthu, yn cyfnewid na’n rhentu data i unrhyw drydydd parti. Ni fyddwn yn rhannu manylion gydag elusennau eraill at ddibenion marchnata. Byddwn ond yn rhannu gwybodaeth â sefydliadau eraill lle mae gennym ganiatâd i wneud hynny yn unol â'r polisi preifatrwydd hwn, lle mae'n angenrheidiol am reswm dilys sy'n gysylltiedig â'r gwasanaethau a gynigiwn neu lle mae'n ofynnol yn ôl y gyfraith neu reoliad.

Os byddwn yn derbyn unrhyw gynnwys y credwn ei fod yn amhriodol, yn dramgwyddus neu'n torri unrhyw gyfreithiau, efallai y byddwn yn defnyddio gwybodaeth bersonol i hysbysu trydydd partïon perthnasol fel darparwyr rhyngrwyd neu asiantaethau gorfodi'r gyfraith.

Byddwn yn storio'r wybodaeth bersonol hon am hyd at 10 mlynedd. Efallai y byddwn yn cadw'r manylion hyn yn unol â gofynion cyfreithiol ac yn unol â'n hamserlen gadw i helpu i sicrhau nad ydym yn parhau i gysylltu â chi.

Gweithio gyda darparwyr gwasanaethau trydydd parti

Rydym yn defnyddio darparwyr gwasanaethau (fel cyfrifwyr, proseswyr talu, a darparwyr platfform meddalwedd) i'n helpu i ddarparu ein gwasanaethau i chi. Pan fyddwn yn defnyddio trydydd partïon, rydym yn ei gwneud yn ofynnol iddynt gadw at reolaethau diogelu data i ddiogelu gwybodaeth bersonol. Rydym yn rhoi mynediad at wybodaeth bersonol i bobl berthnasol sy'n gweithio i rai o'r darparwyr gwasanaethau hyn, ond dim ond i'r graddau sy'n angenrheidiol iddynt gyflawni eu gwasanaethau i ni.

Pryd y gellir torri cyfrinachedd

Bydd Ymddiriedolaeth Prifysgol y Plant yn trin data gyda chyfrinachedd llwyr yn unol â'r RDDC. Efallai na fydd cyfrinachedd yn berthnasol i amgylchiadau lle:

• Mae'n ofynnol yn ôl y gyfraith i ni ddatgelu data.
• Mae dyletswydd i’r cyhoedd i ddatgelu.
• Mae angen datgelu er mwyn diogelu buddiant unigolyn.
• Datgelir ar gais unigolyn neu gyda'i ganiatâd.

Eich hawliau

Mae Ymddiriedolaeth Prifysgol y Plant yn cymeradwyo ac yn glynu wrth ddarparu a chynnal y 5 o hawliau a bennir gan RDDC. Mae gan bob unigolyn sy'n destun data personol a gedwir gan Ymddiriedolaeth Prifysgol y Plant hawl i'r hawliau hyn:

1. Yr hawl i gael eich anghofio: Gall unigolyn, ar unrhyw adeg, ofyn i unrhyw ddata a gedwir arno gael ei ddileu heb oedi diangen. Os hoffech i ni ddileu'r data sydd gennym arnoch, gallwch wneud hyn drwy e-bostio helen.donnell@childrensuniversity.co.uk neu ffonio 0161 241 2402. Byddwn yn ceisio ymateb o fewn tridiau i egluro sut y gwneir hyn.
2. Yr hawl i wrthwynebu: Gall unigolyn wahardd defnyddio data penodol a gwrthod cais sefydliad neu unigolyn i brosesu ei ddata. Os hoffech i ni wrthwynebu’r data sydd gennym arnoch, neu’r ffordd mae’n cael ei brosesu, gallwch wneud hyn drwy e-bostio helen.donnell@childrensuniversity.co.uk neu ffonio 0161 241 2402. Byddwn yn ceisio ymateb o fewn tridiau i egluro sut y gwneir hyn.
3. Yr hawl i unioni: Gall unigolyn ofyn i unrhyw ddata anghyflawn neu anghywir a gedwir arno gael ei ddiwygio, ei gywiro a'i unioni. Os hoffech unioni’r data sydd gennym arnoch, gallwch wneud hyn drwy e-bostio helen.odonnell@childrensuniversity.co.uk neu ffonio 0161 241 2402. Byddwn yn ceisio ymateb o fewn tridiau i egluro sut y gwneir hyn.
4. Yr hawl i gyrchu gwybodaeth: Gall unigolyn ofyn am gael gweld unrhyw ddata a gedwir arno a sut mae'r data hwn yn cael ei brosesu. Mae gennych hawl i ofyn am gopi o'r wybodaeth bersonol sydd gennym amdanoch. Gallwch wneud hyn drwy e-bostio helen.odonnell@childrensuniversity.co.uk neu ffonio 0161 241 2402 Byddwn yn ceisio ymateb o fewn tridiau i egluro sut y gwneir hyn.
5. Yr hawl i gludadwyedd: Gall unigolyn ofyn i'w ddata gael ei drosglwyddo o un sefydliad neu unigolyn i'r llall. Gallwch wneud hyn drwy e-bostio helen.odonnell@childrensuniversity.co.uk neu ffonio 0161 241 2402 Byddwn yn ceisio ymateb o fewn tridiau i egluro sut y gwneir hyn.

Y polisi hwn

Ysgrifennwyd y polisi hwn am y tro cyntaf ar 21 Mai, 2018 a'i ddiweddaru ar 16 Mai 2019. Fe'i diweddarwyd i gyd-fynd â lansio gwefan newydd Prifysgol y Plant ac i gynnwys cyfeiriad at Brifysgol y Plant Ar-lein – y platfform digidol newydd sydd ar gael o hyn ymlaen. Caiff ei adolygu gan Ymddiriedolwyr Ymddiriedolaeth Prifysgol y Plant bob chwarter. Bydd diweddariadau'n cael eu cyhoeddi drwy rannu'r polisi hwn ar www.childrensuniversity.co.uk

Swyddfa’r Comisiwn Gwybodaeth

Rydym yn ceisio datrys pob cwyn am sut rydym yn ymdrin â gwybodaeth bersonol yn uniongyrchol, ond mae gennych hefyd yr hawl i gyflwyno cwyn i Swyddfa'r Comisiwn Gwybodaeth drwy ffonio 0303 123 1113 neu fynd i’w gwefan.